Gastartikel: Das Büro der Zukunft
Gastbeitrag von Laura Arns (Xing-Profil)
Laura Arns studiert Journalismus und Unternehmenskommunikation und arbeitet als Werkstudentin im Marketing bei der ebuero AG (www.ebuero.de), einem Anbieter von Telefonservice. Das Berliner Unternehmen ebuero AG feierte 2011 sein zehnjähriges Firmenjubiläum und konnte sich als Anbieter von Telefon- und Büroservice von Beginn an in der Branche etablieren. Seither hat die ebuero AG ihr Angebot weiterentwickelt und gehört so auch mit ihrem mehrsprachigen 24-Stunden-Service zu den Pionieren.
Wie sieht das Büro der Zukunft aus?
So wie die meisten es kennen, mit vielen Büroräumen, vielen Mitarbeitern an einem Standort? Wahrscheinlich nicht. Trends zeichnen sich ab: Immer mehr Unternehmen greifen auf die Lösung des Business Centers oder des Virtual Office zurück.
In Zukunft gilt es, effizienter zu sein, Kosten einzusparen, um in den gesättigten Märkten möglichst dynamisch und flexibel agieren zu können. Gerade Miet- und Personalausgaben sind zwei besonders große Posten in der Ausgabenübersicht. Die Nachfrage nach der Senkung dieser Kosten ist so groß wie nie, denn in der aktuellen Marktsituation gehen vor allem die Unternehmen erfolgreich hervor, die es verstehen, ihre Kosten effizient zu cutten.
In der Studie „Flexibilisierungs- und Kostensenkungspotenziale moderner Bürowelten / Die zunehmende Bedeutung von Business Centern“ von Excellent Business Center und Ernst & Young Real Estate GmbH wurden die wichtigsten Resultate zur Relevanz von Business Centern und Virtual Offices herausgearbeitet. Es hat sich gezeigt, dass Business Center zeit- und flächenflexible Mietverträge ermöglichen und somit das Risiko der Bindung an langfristige Mietverträge verringern. Doch wie funktioniert ein solches Business Center?
Die Büroflächen der Business Center werden teilweise von spezialisierten Büroservice-Unternehmen mit der entsprechenden Einrichtung und Ausstattung (Büromöbel, Telefon- und Internetanschlüsse, teilweise auch Computer, etc.) versehen und für unterschiedliche Zeiträume an andere Unternehmen vermietet. Bei Bedarf wird hierbei zudem das erforderliche Büropersonal oder spezialisiertes Personal auf Abruf zur Verfügung gestellt (zum Beispiel Telefon- oder Sekretariatsservice). Durch Inanspruchnahme von Büroflächen in Business Centern über einen Büroservice muss ein Unternehmen selbst keine herkömmlichen Büroräume anmieten oder Personal dauerhaft einstellen und wird dadurch finanziell entlastet und flexibler. Ein weiterer Nebeneffekt ist die Imagewirkung einer Top-Geschäftsadresse auf Webseite, Visitenkarte und Geschäftspapieren. Die professionelle Außenwirkung einer solchen Adresse sollte nie unterschätzt werden.
Immer öfter liest man auch den Begriff Virtual Office. Mit einem virtuellen Büro (Virtual Office) erhält ein Unternehmen eine feste Geschäftsadresse und sein Firmenschild vor Ort. Die Post wird zuverlässig entgegengenommen und an das jeweilige Unternehmen weitergeleitet. Es ist also die Outsourcing-Vorstufe eines festen Büros im Business Center. Vorteil hier ist, dass Unternehmen sich repräsentativ an vielen Standorten zeigen können, tatsächlich aber kein Personal- und Mietkostenaufwand anfällt.
Bei der ebuero AG kann zum Beispiel eine Geschäftsadresse im Business Center an einem der Top-Standorte bundesweit gemietet und auf allen Geschäftspapieren, Visitenkarten und der Unternehmens-Webseite genutzt werden. Außerdem wird am Wunschstandort das Firmenschild angebracht, so ist das virtuelle Büro auch vor Ort sichtbar. Das Business Center von ebuero bietet flexibel nutzbare Büroräume, Konferenz- und Meetingräume. Vor Ort wird der Kunde durch professionelles Personal unterstützt, das sich um die technische Ausstattung der gebuchten Räumlichkeit kümmert, bei Kundenbesuchen diese mit Kaffee oder Tee versorgt oder ein individuelles Catering organisiert. Die Beauftragung des Telefonsekretariates der Firma ebuero AG kann ebenfalls dazu gebucht werden, um auch alle eingehenden Anrufe im Business Center abzufangen, zu bearbeiten oder weiterzuleiten.
Business Center und Virtual Offices ermöglichen so beispielsweise auch den Einstieg in das Start-Up-Leben, da sie angepasst an die flexiblen Ansprüche der neuen Märkte sind. Sie können aber nicht nur Sprungbrett für Gründer und Newcomer darstellen, sondern auch mittelständische und große Unternehmen flexibler agieren lassen.