Der Traum vom papierlosen Büro

Der Traum vom papierlosen Büro und einer standort-unabhängigen Arbeitsumgebung ist noch nicht realisiert, aber auch noch nicht ausgeträumt. Die in diesem Artikel beschriebenen zwei Lösungen aus der Praxis, einfaches WLAN und eine Hybridmail-Lösungen, unterstützen den Weg dorthin.

Die erste „Lösung“, das WLAN, mag auf den ersten Blick trivial erscheinen. WLAN ist weder eine neue Erfindung noch gehört es zu wenig verbreiteten Technologien. Wer aber in einem großen Konzern oder oftmals auch nur in einem Unternehmen mit mehreren Niederlassungen arbeitet(e) kennt das Problem: wenn er eine andere als die eigene Niederlassung besucht, kommt man mitunter nicht einfach an das Unternehmensnetz sowie seine Daten & Mails heran. Es geht auch anders – bei einem bekannten deutschen Großunternehmen ist auf jedem dem Konzern gehörenden Rechner der Zugang mit dem notwendigen Passwort zum Intranet bzw. Konzern-eigenen Netz vorinstalliert. Die Daten sind den einzelnen Nutzern nicht bekannt, brauchen sie aber auch nicht – der Rechner „kennt“ die Zugangsdaten und alles, was der Nutzer bzw. Mitarbeiter tun muss, ist den WLAN-Scanner einzuschalten und beim entsprechenden „Niederlassungs-WLAN“ auf „verbinden“ drücken. Der Rest geschieht automatisch – und da die verschiedenen WLAN weltweit einheitlich konfiguriert sind, funktioniert das mit einem konzerneigenen Rechner überall, ob in Deutschland, China oder den USA. Der Aufwand dafür ist seitens des Unternehmens gering – die IT muss lediglich eine Direktive zur weltweiten Einrichtung derselben WLAN-Daten und Kennwörter herausgeben und der lokale IT-Support bei der Installation des WLANs vor Ort bzw. der Mitarbeiterrechner diese befolgen. Der Nutzen – aus Sicht des Unternehmens und des Mitarbeiters (geringer Zeitbedarf bis er an einem beliebigen Unternehmensstandort arbeitsfähig ist) – ist hoch.

Und es gibt noch einen weiteren Aspekt, den diese Technik und die voreingestellte Konfiguration ermöglicht: Man kann jederzeit den Laptop vom LAN-Kabel auf dem Schreibtisch mit einem Griff trennen und damit zum Besprechungstisch in einem Meetingraum, zum Arbeitsplatz eines Kollegen, die Kantine oder an irgend einen anderen Ort in der Niederlassung gehen – überall ist WLAN-Zugriff möglich und durch die Voreinstellung kann ohne Verzögerung die angefangene Arbeit (auch mit Netzwerkzugriff) am neuen Ort fortgeführt werden. Das ist eine Anwendung der WLAN-Technologie, die ich – als ungeheuer die Arbeit erleichternd – zu schätzen gelernt habe.

Kommen wir zu der im heutigen Blogpost schon erwähnten zweiten Lösung, der Hybridmail, in diesem Fall der sogenannten Trust Ebox. Seit Jahren schon träume ich von dem vor langer Zeit prognostizierten – oder sollte man lieber sagen: erwünschten – papierlosen Büro. Aus meiner Sicht wird die Erreichung dieses Ziels ein ganz wesentlicher Punkt in der Umsetzung eines Enterprise 2.0 sein: wenn die Mitarbeiter, wie prognostiziert und auch immer stärker von ihnen selbst artikuliert (siehe auch mein letzter Blogpost Future Trends ), an allen möglichen verschiedenen Orten arbeiten wollen, dann wird auch der Wunsch nach spontanem Wechsel dieses Ortes steigen. Die Schwierigkeit eines solchen Wechsel des Arbeitsplatzes – vergleiche auch das WLAN-Beispiel weiter oben – steigt proportional zur Anzahl der Papiere und Dokumente, die bei diesem Standortwechsel mitgenommen werden müssen. Ohne Papier und mit allen Informationen auf dem Rechner ist der spontane Arbeitsplatzwechsel, das leuchtet natürlich ein, leicht zu vollziehen.

Als jemand, der viel unterwegs ist, habe ich schon die Paketstationen der Post, mit denen ich sogar in verschiedenen deutschen Städten unabhängig von irgendwelchen Ladenöffnungszeiten meine Onlinebestellungen in Empfang nehmen kann, sehr zu schätzen gelernt. Mit dem Trust Ebox genannten Produkt kann man potenziell denselben Schritt für Briefe (und noch einen weiter, nämlich weltweit verteilt) gehen. Gehen wir einmal davon aus, dass auch in den nächsten Jahren nicht sämtliche Briefpost durch Emails substituiert wird, so bleibt bei an verschiedenen Orten tätigen Arbeitnehmern das Problem eines zeitnahen Empfangs der Briefpost. Bei der Trust Ebox werden dabei in der Posteingangsstelle einer Adresse, z.B. der „Heimatbüroadresse“, alle eintreffenden Briefumschläge eingescannt und dem Mitarbeiter per Mail zugeschickt. Dieser kann dann anhand der Visualisierung des Briefumschlags und des Absenders entscheiden, ob er den Brief physisch (und verschlossen, d.h. unverändert vertraulich) weitergeleitet, gleich entsorgt (zum Beispiel, weil „schon wieder Werbung vom Kongressveranstalter ABC“) oder von der Posteingangsstelle geöffnet, gescannt und den eigentlichen Briefinhalt als Scan per Mail zugeschickt bekommen will (siehe auch Veröffentlichung in ZDNet).

Also ein idealer Weg, um sich auch seine (ganze) Post, die man „archiviert“ haben möchte oder muss, direkt in elektronischer Form zum Ablegen zusenden zu lassen. Damit würde auch der heute von mir noch dazu verschiedentlich im privaten Umfeld erledigte Vorgang des Einscannens von Briefen (oder Faxkopien) entfallen. Mit einer solchen Lösung kann das Unternehmen also seine Mitarbeiter in die Lage versetzen – zumindest in Bezug auf Briefpost – an beliebigen Orten ihre Arbeit zu verrichten ohne den Weg ins Büro und an den Schreibtisch machen zu müssen, damit wichtige Schreiben nicht zu lange ungeöffnet liegen bleiben.