Neue Ideen für Meetings und Meetingregeln

Meetingkultur ist ja eigentlich ein Thema, welches nahezu ausdiskutiert ist: wer kennt sie nicht, die auf Plakaten in den Meetingräumen gedruckten oder per Flyer verteilten Regeln, die sich im Kern alle gleichen: Unterlagen und Agenda vorher verteilen, pünktlich beginnen.. Trotzdem werden in den meisten Unternehmen nach meiner Wahrnehmung diese Regeln oft nicht eingehalten und Meetings stellen sich immer wieder als unproduktive Zeitfresser heraus. Wie können wir diese Situation verbessern, was können wir zur Einhaltung der gutgemeinten Regeln tun?

Eine interessante Weiterentwicklung dieser Meetingregeln bei den Unternehmen Amazon und Google habe ich in der Zeitschrift managerSeminare gefunden. Dabei werde ich an dieser Stelle nicht die in vielen Unternehmen, in Ratgebern oder auf Postern kommunizierten Standardregeln wiederholen, sondern möchte auf zwei, drei in meinen Augen besondere Ideen aus diesem Artikel eingehen, von denen ich die eine oder andere in meinem eigenen Arbeitsumfeld ausprobieren und dann gegebenenfalls hier darüber berichten werde.

• Unterlagenverteilung vor der Besprechung: ja, das wird wohl jeder in der Theorie als Maßnahme kennen oder vielleicht auch in der Praxis umsetzen – so sollten ein paar Tage vor dem Meeting die Präsentationen verschickt werden. Aber wie viele andere stehe ich oft unter Zeitdruck und wenn ich auch einer derjenigen bin, der so oft wie möglich die verteilten Unterlagen zur Vorbereitung liest, so fühle ich mich damit doch oft als Ausnahme. Und was ist frustrierender, wenn man selber vorher Zeit investiert hat eine Meetingunterlage zu studieren und dann im Meeting feststellt, dass die Hälfte der Teilnehmer das eben doch nicht getan hat und es nun Fragen „hagelt“, deren Antworten man aus den Unterlagen, wenn man sie denn durchgelesen hätte, hätte wissen können. Wozu also der Aufwand sich selber vorzubereiten, wenn das für andere Teilnehmer im Meeting selber passiert (und dann aber auch meine Zeit kostet)?
  Diesen letzten Punkt aufgreifend, so hatte ich neulich bereits auch in einer anderen Zeitschrift gelesen, gibt es einen sehr interessanten Ansatz: Verteilung der Unterlagen für das Meeting am Anfang des Meetings selber und Definition einer feste Zeitdauer (beispielsweise 15 oder 30 Minuten), in denen die Teilnehmer gemeinsam, konzentriert und still im Meetingraum die Unterlagen durchschauen. Bei Amazon beginnen Meetings in dieser Form: das zu verteilende Dokument ist standardisiert, sechs Seiten lang, wird als „Narrative“ bezeichnet und erzählt die Agenda in einer kleinen Geschichte mit dem entsprechenden Happy-end, der Lösung des Problems, dem glücklichen Kunden oder anderem. Auch wenn die Einführung eines solchen Narrative vielleicht auf einmal zu viel ändert – die Meetingunterlage erst beim Beginn des Meetings zu verteilen und es mit dieser Lektüre zu beginnen, leuchtet mir als Idee ein: Man kann, man muss sich quasi auf das Thema des Meetings bei der Lektüre fokussieren, alle Teilnehmer haben nach diesem Schritt zumindest die gleiche Basis für die Diskussion und man kann direkt starten. Was bleibt ist natürlich die Disziplin, dass kein Teilnehmer meint, er kann sich diese Zeit sparen und er erscheint erst nach der angesetzten Zeitspanne für die Lektüre beim Meeting.
• Ein Punkt, mit dem ich bisher immer so meine Probleme hatte, ist das Protokollieren. Ich bin ein Verfechter des Ansatzes des papierlosen Büros – zumindest so weit das heute wirklich schon geht. Aber insbesondere Protokolle oder Notizen, Gedanken schreibe ich am liebsten direkt in eines meiner Geräte (Notebook, iPhone oder iPad). Je nach Vertraulichkeit beziehungsweise Thema (beruflich oder privat) nutze ich dabei auch die Synchronisation zwischen den Geräten über die Cloud, aber das ist ein anderes Thema. Gleichzeitig bin ich ein Verfechter des „one thing at a time“ – also konzentriere ich mich (außer ich erwarte einen wirklich dringenden, angekündigten Anruf oder eine ebensolche Mail) voll auf die Meetings und erwarte auch von anderen, dass keine Mails nebenbei gelesen werden oder was auch immer am Rechner in einem Meeting parallel gemacht werden kann. Dem Argument „ich schreibe mir Notizen auf meinem Rechner / Smartphone mit“ kann ich mich nur schwer widersetzen, da ich selber ja zu dieser Art Notizen zu machen neige. Bei Google verwendet man für die Protokolle einen höchst interessanten Ansatz, wie ich finde: der Bildschirm des Protokollführers wird mit einem zweiten Beamer im Meeting an eine Wand geworfen – also zwei Beamer an eine oder zwei Wände machen die Präsentation und das Protokoll für alle sichtbar. Eine Idee, die mir gut gefällt, da ich von offen geführten Protokollen sowieso überzeugt bin, damit die Formulierungen gleich richtig und auch „unter den Augen aller Beteiligten“ mit möglichst wenig Platz für spätere Fehlinterpretationen gemacht werden können.
• Übrigens gibt es bei Google nach dem Artikel in managementSeminare noch einen dritten Beamer: dieser zeigt die noch restliche Meetingzeit als Countdown an. Auch ein wichtiger Punkt, der die zur Verfügung stehende Zeit sichtbar reduziert, damit ein weiterer schwer einzuhaltender Aspekt verbessert wird: das Zeitmanagement und die Disziplin.