Erfolgreiches Projektmanagement

(Gastbeitrag von cinzia ORGANISATION PAR EXCELLENCE)

Cinzia Sanfilippo, Messe- und Eventmanagerin (IHK), ist seit über zehn Jahren erfolgreich in der Veranstaltungsbranche für nationale und internationale Kunden tätig, www.cinzia-sanfilippo.de. Das Besondere an ihr ist die Fähigkeit, Dinge im Detail zu organisieren, ohne den Gesamtüberblick zu verlieren, ihr ganz persönlicher Anspruch lautet: Qualität liefern und nicht nur darüber sprechen!

Erfolgreiches Projektmanagement

Die Stichwortsuche in Google ergibt rund 651.000 Einträge für erfolgreiches Projektmanagement – ich schreibe vermutlich den x-ten Artikel darüber… und Sie denken sich vielleicht, nicht schon wieder schlaue Tipps …

Ich bin in einem Unternehmen groß geworden, in dem das Thema Projektmanagement nicht nur theoretisch durchleuchtet, sondern auch in der Praxis stringent & erfolgreich umgesetzt wurde. Warum also über (für mich) Selbstverständliches schreiben….und zum tausendsten Mal erwähnen, was doch scheinbar logisch ist?

Seit 2006 als Messe- und Eventmanagerin selbstständig tätig, erlebe ich in meiner täglichen Praxis allerdings immer wieder, wie Menschen verschiedener Berufsgruppen – auch gestandene Projektmanager (!) – verbunden mit dem Zeitdruck der heutigen Arbeitswelt mit der Einstellung an ein Projekt herangehen, „fangen wir schon mal an die Dinge zu bearbeiten“ … den Rest klären wir später oder noch viel schlimmer, der Rest wird sich schon ergeben… Diese Erlebnisse verursachen mir so etwas wie Bauchschmerzen und genau deshalb habe ich mich entschlossen Google zu Eintrag 651.001 zu verhelfen 🙂

Warum es für den Projekterfolg so wichtig ist, die einfachen Grundlagen des Projektmanagements zu beherrschen, sie um- und vor allem durchzusetzen!

20 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement – Erfahrungsbericht aus einem internationalem Projekt, an dem verschiedene Länder beteiligt waren und das erfolgreich umgesetzt wurde.

1. Definiere das Projekt konkret und vor allem eindeutig. Formuliere ein oder mehrere gemeinsame und messbare Projektziele, definiere klare Aufgabenpakete und Aufgaben, definiere klare Rollen und Verantwortlichkeiten und kläre vor allem auch die Erwartungshaltung untereinander. Gehe nicht davon aus, dass alle Projektmitarbeiter gleich ticken!

2. Starte mit einem Kick-off, an dem vor allem auch die Entscheider teilnehmen und stelle sicher, dass alle über das gleiche Thema und die gleichen Ziele sprechen. Berücksichtige die verschiedenen Länderkulturen – nicht alle deutschsprachigen Länder meinen das Gleiche und Englisch ist nicht gleich Englisch, nur weil es die gemeinsame Projektsprache ist. Frage also ruhig ganz direkt nach, ob das Ja in allen Sprachen auch wirklich ein Ja und nicht vielleicht doch ein Jein bedeutet!

3. Greife die Learnings aus dem letzten Projekt nochmal auf und definiere konkret, wie man was nun besser macht – das ist keine Belehrung oder Rühren in alten Wunden, sondern der professionelle Umgang mit alten Fehlern.

4. Erstelle einen Projektstrukturplan – den am Anfang alle hassen und am Ende alle lieben…schön, dass es ihn gibt. Erstellt man ihn nicht, kann man auch gleich verschiedene Projekte planen!

5. Mache eine realistische Aufwandsschätzung und kontrolliere diese regelmäßig – auch wenn man über Geld nicht redet, über nichts muss in einem Projekt soviel geredet werden, wie über Geld – darauf zu hoffen, dass man sich am Ende irgendwie einigt, ist unrealistisch! Plane ein finanzielles Back-up ein!

6. Mache eine ebenso realistische Zeitplanung mit Meilensteinen – wie das Wort schon sagt, die Zeit muss realistisch geplant werden, das erfordert Zeit und eine Menge Arbeit – investiere sie am Anfang! Plane auch hier genügend Pufferzeiten ein – hat man keinen Plan und vertraut darauf, dass es schon klappen wird, dann hat man am Ende viele Stolpersteine statt Meilensteine.

7. Ein gut geplantes Projekt hat keine Risiken – das höre ich oft. Falsch! Ein gut geplantes Projekt minimiert lediglich die Risiken. Zu den Risiken selbst: Sie theoretisch einzuplanen, sie auf dem Papier zu bewerten, ist eine Sache, sich realistisch aber damit auseinanderzusetzen erfordert Phantasie und wer will sich schon den Worst Case bildlich vorstellen – genau das ist aber wichtig, sich einmal hinzustellen und auch laut darüber nachzudenken, was wäre wenn… Das macht es einfacher, die Fall-back Lösung zu planen und das Risiko letztendlich praxisorientiert zu minimieren. Die Ignoranz des Unvorstellbaren ist das, was Projektteile oft zum Scheitern bringt.

8. Persönliche Konflikte innerhalb eines Projektes zu ignorieren ist eines von oft unterschätzten Risiken.

9. Vergiss nicht, die Menschen in jeder Projektphase zu motivieren – sie sind das wichtigste Kapital in einem Projekt.

10. Hinterfrage zwischendurch ruhig einmal die Sinnhaftigkeit der Dinge. Nicht alles, was am Anfang sinnvoll erscheint, macht in einer späteren Projektphase immer noch den gleichen Sinn. Auch hier gilt: theoretisches Erkennen ist das eine, praktisches Handeln das andere!

11. Treffe dich regelmäßig und vor allem – wenn irgendwie möglich – persönlich. Gerade am Anfang eines Projektes sind persönliche Meetings unerlässlich – trotz aller moderner Kommunikationsmedien geht am Telefon, per Internet oder per Video viel zwischen den Zeilen verloren – daher mein Rat: Face-to-Face Dialoge sind sehr wichtig!

12. Telefoniere zwischen den persönlichen Meetings regelmäßig und diszipliniert, diszipliniere vor allem die Menschen immer präsent zu sein, verschicke eine Agenda, schreibe zeitnah kurze, prägnante und konkrete Ergebnisprotokolle – macht man das nicht, gehen wichtige Informationen verloren.

13. Kommuniziere offen, ehrlich und zeitnah – vermeide so die stille Post…und halte alle gleichzeitig auf dem Laufenden und frage erneut noch das zweites Mal nach, ob ein Ja auch wirklich immer noch ein Ja und in der Zwischenzeit nicht doch ein Jein bedeutet!

14. Hake gezielt und nicht lavierend nach – traue dich und vertraue nicht der Formel, es wird schon klappen, alles, was dann schon klappen wird, ist, dass eben nichts klappt.

15. Sei hartnäckig hinter den Terminen her und streng bei den Deadlines – warum sollten Termine, nur dadurch, dass man sie nach hinten verschiebt, verbindlicher eingehalten werden als zu Beginn eines Projektes?

16. Dokumentiere zeitnah – am besten täglich – und strukturiert (nicht die x-te Version xy eines Dokumentes, sondern immer die aktuelle Version) – alles andere führt nur zu sinnlosen und energieraubenden Missverständnissen.

17. Akzeptiere bei gravierenden Problemen keine Meinungen und Wünsche, sondern konzentriere dich auf konstruktive und lösungsorientierte Vorschläge.

18. Vergiss nach dem Projekt nicht die Menschen zu loben und dich ehrlich und individuell zu bedanken! Jeder Mitarbeiter ist Teil des Erfolges.

19. Auch ein erfolgreiches Projekt hat neue Learnings – vergiss also nicht ein Nachbereitungsmeeting zu terminieren – es ist wie beim Fußball: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt.

20. Das Wichtigste aber: Bei aller Theorie – vergiss die Praxis nicht – Tools und Hilfsmittel sind unersetzlich, aber der gesunde Menschenverstand ist unerlässlich!

Alles nicht neu, oder?! Nein, sicher nicht neu, aber will man komplexe Projekte erfolgreich beherrschen und verhindern, dass sie in den „Kinderschuhen“ schon scheitern, so ist es für den Erfolg wichtig, jeden dieser Punkte zu befolgen!

Und weil genau das oftmals nicht geschieht, beschließt gerade irgendwo wieder jemand einen Artikel über erfolgreiches Projektmanagement zu schreiben 🙂