Gastartikel: Expansionshürden durch mehrsprachiges Telefonsekretariat senken
Gastbeitrag von Milena Stojanovic
Milena Stojanovic studierte Betriebswirtschaftslehre an der FH Kiel und absolvierte ein sechsmonatiges Praktikum im Online-Marketing beim Startup BSAG Bueroservice 24 AG (www.bueroservice24.de). Heute ist sie Marketing Managerin des im Jahr 2010 gegründeten Hamburger Telefonsekretariats.
Herausforderung Internationalisierung: Expansionshürden durch mehrsprachiges Telefonsekretariat senken
Die Binnennachfrage in Deutschland stagniert seit einigen Jahren. Für viele der hiesigen Unternehmen hat das zur Folge, dass ein Wachstum nur noch auf internationalen Märkten möglich ist. Die Globalisierung ist damit längst in Branchen und Unternehmensgrößen vorgestoßen, die ihre Produkte und Dienstleistungen bisher nur auf dem deutschen Markt angeboten haben. Doch im Gegensatz zu ohnehin weltweit aufgestellten Konzernen haben kleine und mittlere Unternehmen dabei oft Schwierigkeiten: Allein die Sprachbarriere verhindert oft die Erschließung neuer Märkte. Ein externes Telefonsekretariat kann sich genau darum kümmern: Flexibel und zu geringen Fixkosten nimmt es Kundenanfragen entgegen – zu jeder Zeit und in vielen Sprachen.
Fehlende Fremdsprachenkenntnisse erschweren internationale Expansion
Die Erstellung einer Website als Aushängeschild wird in der Regel ohnehin durch eine externe Dienstleistung erstellt – eine mehrsprachige Internetseite ist somit keine größere Herausforderung. Von dem Personal kann das nicht immer behauptet werden: Denn ungeachtet der fachlichen Qualitäten verfügen die meisten Mitarbeiter nicht über fundierte, verhandlungssichere Englischkenntnisse, sofern die tägliche Arbeit das nicht ohnehin erfordert. Größere Unternehmen würden diese Voraussetzung zum Anlass nehmen, einen Fremdsprachenkorrespondenten einzustellen. Doch für viele Mittelständler erscheinen die Fixkosten für weiteres Personal zu hoch, das Erschließen neuer Märkte im Ausland wird dann spätestens an dieser Stelle infrage gestellt.
Telefonsekretariat macht flexible Erreichbarkeit möglich – zu jeder Zeit
Für diese Problemstellung gibt es jetzt eine Lösung, die diese Fixkosten gering hält. Durch die Inanspruchnahme der Leistungen eines Telefonsekretariats können auch internationale Anrufe in sämtlichen Sprachen entgegengenommen und professionell bearbeitet werden. Dabei sind die Kosten abhängig vom gebuchten Tarifpaket – bereits ab etwa 40 Euro monatlich können Unternehmer den Service nutzen.
Ein Telefonsekretariat hat dabei noch einen weiteren Vorteil: Die Erreichbarkeitszeiten werden nach den Wünschen des Kunden sichergestellt. Denn unabhängig von der Sprachbarriere ist es besonders für kleine Unternehmen oft schwierig, eine Erreichbarkeit zu den üblichen Geschäftszeiten durch eigenes Personal sicherzustellen. Bei internationalen Kontakten kommt dabei noch die mögliche Problematik der Zeitverschiebung hinzu. Außerdem sorgt eine zunehmende Flexibilisierung oft dafür, dass ein Service verlangt wird, der die Fragen der Kunden rund um die Uhr beantworten kann. Eine solch personalintensive Dienstleistung ist für kleinere Unternehmen kaum machbar – zusätzliches Personal müsste eingestellt werden, bei dem die spätere Auslastung vollkommen unklar ist. Das gilt besonders in Zeiten der Expansion, in denen auf das eigene Personal eine Reihe von anderen Aufgaben warten. Durch ein Telefonsekretariat werden die Risiken, die bei einer Expansion des Unternehmens entstehen, deutlich reduziert. Dabei kann der Unternehmer die Entwicklung des Geschäfts abwarten und nach einiger Zeit beurteilen, ob sich die Beschäftigung von eigenem Personal für die Betreuung der ausländischen Kunden lohnt.
Kleine Unternehmen sollten sich auf das Kerngeschäft konzentrieren
Auch wenn für die Büroarbeit keine Fremdsprachenkenntnisse benötigt werden, kann sich ein solches Telefonsekretariat lohnen: Für viele kleine Unternehmen ist es günstiger, sich auf das eigene Kerngeschäft zu beschränken – und die Rechnungserstellung sowie auch die Korrespondenz an einen externen Dienstleister zu vergeben. Denn viele Unternehmer, die mit solchen Tätigkeiten nicht allzu häufig betraut sind, tun sich damit schwer. Dadurch geht die Arbeit nicht nur langsamer von der Hand, es schleichen sich auch oft Fehler ein. Ein Telefonsekretariat beherrscht aber genau diese Tätigkeiten perfekt – was auch für einen vertrauensvollen Auftritt bei den Kunden sorgt.
Allerdings kann das Outsourcen besonders auch bei langjährigen Kunden für einen Verdruss sorgen: In kleinen Unternehmen zählt oft der persönliche Kontakt, nicht jede Entscheidung wird nach rein rationalen Kriterien entschieden. Auf diesen Kontakt sollten die Unternehmen auch bei der Nutzung des Services eines Telefonsekretariats im eigenen Interesse nicht verzichten.