Informationsverteilung via Unternehmensblogs - Management und Zusammenarbeit

Nachdem es im letzten Artikel um die Notwendigkeit persönlicher Meetings ging, soll heute beleuchtet werden, wie Manager großer Organisationen, insbesondere solcher, die international verteilt aufgestellt sind, ihre Mitarbeiter zeitnah informieren und auf dem Laufenden halten können. Dabei ist „Mitarbeiter“ hier synonym zum Ziel der Kommunikation als „Gesamtheit aller Mitarbeiter, die der Organisation der Führungskraft zugeordnet sind“ zu verstehen.

Kommunikation zur Herstellung von Transparenz

Ich selber halte „Transparenz schaffen“ für eine der wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft. Es war mir in allen Funktionen bisher wichtig (und oft auch hilfreich) den Kollegen und Mitarbeitern soweit wie möglich Strategien, Hintergründe meiner Entscheidungen etc verständlich zu machen – aber vor dem Verständnis steht natürlich die Kommunikation, die möglichst schnell und nachvollziehbar erfolgen muss.

Gerade schnelle Kommunikation wird dabei vor allem durch die heutigen Technologien und Medien in einem Umfang möglich wie nie zuvor. Früher war die Weitergabe der Information in einer Informationskette über jeweils direkte Mitarbeiter in persönlichen Meetings oder alternativ über Mails notwendig. Doch wer von uns kann schon beim heutigen Mailvolumen – laut einer Umfrage von Mindjet im Mai 2012 in Deutschland bekommen wir nur geschäftlich 37 Mails täglich, private Mails noch gar nicht mitgerechnet – erkennen, wann eine Mail in der Mailflut seines Postfacheingangs entsprechend wichtig ist? Eine Möglichkeit – die ich selber auch nutze – ist Mails der Vorgesetzten und anderer wichtiger Personen im Mailprogramm in einer bestimmten Farbe zur schnellen und einfachen Identifikation hervorzuheben. Aber auch so geht bei mehreren Personen einerseits und andererseits möglicherweise verschiedenen parallelen Schriftwechseln zu verschiedenen Themen schon wieder die Übersicht verloren.

Unternehmensblogs

Eine andere Kommunikationsvariante ist die Informationsverteilung über einen Blog. Laut Wikipedia ist ein Blog „ein auf einer Website geführtes und damit … einsehbares … Journal, in dem mindestens eine Person … Aufzeichnungen führt, Sachverhalte protokolliert (‚postet‘) oder Gedanken niederschreibt“. In der Form von Corporate Blogs oder Unternehmensblogs können sie in unterschiedlichen Formen auftreten und unterschiedliche Funktion haben, dienen jedoch in der Regel, Kommunikations- oder Marketingzwecken. Eine Liste der verschiedenen Arten von Corporate Blogs findet man unter anderem im entsprechenden Wikipedia-Eintrag.

Veröffentlichungen im Blog

Beruflich habe ich wegen der Möglichkeit der schnellen und direkten Informationsverteilung im Intranet meines jeweiligen Arbeitgebers einen Blog eingeführt. Dieser soll „quasi barrierefrei“ in gleicher Form und Schnelligkeit für alle Mitarbeiter meiner international verteilten Organisation wichtige Informationen zeitnah verteilen bzw. zur Verfügung stellen. So schreibe ich selber regelmäßig zur Nachverfolgung, wo ich unterwegs bin, d.h. in welchen Regionen meine Mitarbeiter mich treffen können oder welche Kunden ich treffe. Die großen, wichtigen Themen, die mich beschäftigen und mit denen ich meine Zeit verbringe, kann ich so ebenfalls in regelmäßigem Rhythmus allen Mitarbeitern transparent darstellen. Dadurch bekommen alle einen ungefilterten Eindruck der Themen mit hoher Priorität in unserer Organisation und damit oft auch frühzeitig über die Themen, die sie selber als Mitarbeiter betreffen können. Ferner hilft mir der Blog auch dann die Mitarbeiter zeitnah zu informieren, wenn ich gerade irgendwo in der Welt unterwegs und nicht „sichtbar im eigenen Büro bin“ – schließlich ist es möglich, den Blog von überall zu schreiben & veröffentlichen.

Ich versuche, möglichst wöchentlich zu schreiben bzw. zu informieren. Denn analog Christian Kuhna (Head of Internal Communications) dies für das Adiweb von Adidas in Werben und Verkaufen 45/2010 äußerte, nutze ich den Blog wie beschrieben als Nachrichtenkanal für alle Mitarbeiter meiner Organisation. Dazu gehört auch, dass ich einmal im Monat meine Hauptabteilungsleiter bitte zu beschreiben, welche wichtigsten drei Projekte und drei Akquisitionen es in ihrem Bereich gibt. Diese werden dann zum allgemeinen Überblick über die aktuelle Situation der Organisationseinheit zur Information aller Mitarbeiter ebenfalls im Blog veröffentlicht.

Mittlerweile bin ich übrigens gerade im Bereich von Informationsweitergabe ein Befürworter von „Pull“ statt „Push“, also dem eher passiven Zurverfügungstellen der Information von meiner Seite als der aktiven Verteilung. Ich kann die Aufmerksamkeit des Auditoriums besser erreichen, wenn es aufnahmebereit ist, und das ist es eher dann, wenn es von sich aus in den Blog nach Informationen schaut als wenn von aussen eine Mail zu dem Zeitpunkt kommt, der mir als Sender passt.

Für weniger Blog-affine Mitarbeiter sind Benachrichtigungen per Mail einstellbar, sodass hiermit – zumindest aus technischer Sicht – alle Mitarbeiter gleichermaßen erreichbar sind.

Zwei-Weg-Kommunikation – zumindest möglich

Weiter heißt es in der Definition nach Wikipedia für Blogs „meist sind aber auch Kommentare oder Diskussionen der Leser über einen Artikel zulässig. Damit kann das Medium sowohl dem Ablegen von Notizen in einem Zettelkasten, dem Austausch von Informationen, Gedanken und Erfahrungen als auch der Kommunikation dienen“. So war mit der Einführung meines Blogs die Motivation, nicht nur Informationen zu verteilen, sondern auch den Mitarbeitern die Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme zur Verfügung zu stellen, verbunden.

In der Umsetzung ist der Blog allerdings im Wesentlichen noch eine Ein-Weg-Kommunikation. Die verschiedenen Posts finden unterschiedlich starken Zuspruch – man sieht an den View-Anzahlen, dass es immer wieder zwischendurch einer Erinnerung bedarf, damit der Blog durch die Mitarbeiter genutzt wird. Zum Beispiel habe ich um dies zu erreichen, Informationen/Erinnerungen zur Mitarbeiterumfrage im Blog veröffentlicht und dann eine Mail an alle Mitarbeiter mit dem Link auf den Blogpost verschickt. Nicht überraschend schnellten für die nächsten zwei, drei Blogposts die Leserzahlen hoch, um dann wieder mit der Zeit auf das Niveau der Standardleser abzusinken. Mögliche Bewertungen gab es bislang für rund 2% der Artikel, die Kommentarfunktion wurde für maximal 5% der Artikel genutzt.

Takeaways: Informationsverteilung via Unternehmensblogs

Ein Unternehmensblog als Informationskanal hilft zeitnah, gleichzeitg und direkt alle Mitarbeiter, insbesondere einer verteilten Organisation, „quasi barrierefrei“ zu informieren
Wenn ein Blog als Nachrichtenkanal einer Organisationseinheit verwendet wird, dann ist kann es sinnvoll sein auch Informationen aller Abteilungsleiter weiterzugeben, um einen Überblick über alle Aktivitäten der Organisation auf einen Blick zu vermitteln
Manager, d.h. Autoren, müssen mit (auch negativen) Kommentaren & Bewertungen rechnen und umgehen können
Es braucht Ausdauer bis ein Blog in einer großen, verteilten Organisation als neues Kommunikationsmedium angenommen wird
Je nach Technologieaffinität der Mitarbeiter sollte über Newsletter / Mails in regelmäßigen Abständen an den Blog erinnert werden