Transparenz schaffen – Webcasts und Webinare

Transparenz halte ich für ein wesentliches Merkmal guter und (im Sinne von Professor Malik) effizienter Führung. Die Bedeutung dieses Wertes für mich habe ich auch im Artikel Welche Werte brauchen Führungskräfte im Blog Karrierebibel kurz in meinem Kommentar erläutert. Dabei gibt es zur Umsetzung neben den herkömmlichen Wegen wie persönlichen Meetings oder Newsletter per Mail durch die aufkommenden Social Media zahlreiche neue Technologien, die dies unterstützen. Während übrigens einer aktuellen BITKOM-Umfrage zufolge 47% der befragten deutschen Unternehmen zwar Social Media nutzen, so setzen sie allerdings nur 17% für die interne Kommunikation ein! Die Chancen durch neue Technologien werden also bislang kaum gesehen beziehungsweise zumindest nur in geringem Maße umgesetzt.

Als eine wesentliche Maßnahme zur Schaffung von Transparenz für alle Mitarbeiter der Organisation einer Führungskraft (also nicht nur die direkten Mitarbeiter, sondern alle Mitarbeiter eines auch hierarchisch tiefer als eine Stufe gestaffelten Bereichs) habe ich in einem Artikel bereits Unternehmensblogs vorgestellt und die mögliche Nutzung an einem konkreten Beispiel erläutert. Aber – nicht alle Themen lassen sich in einem Blog erklären bzw. nicht zum Transport jeder Information ist ein Blogpost geeignet. Aus diesem Grund habe ich in meinen Bereichen jeweils eine ganze Menge an Kommunikationswegen – herkömmliche wie durch neue Technologien entstehende – eingeführt.

In diesem Artikel soll es um Webcasts und Webinare gehen, die die Verbreitung von – meist komplexen – Informationen für verteilte, große Organisationen per Intranet oder Internet unterstützen.

Definition, Organisation und Abgrenzung

Laut Wikipedia ist ein Webcast dem Zweck nach ähnlich einer Radio- oder Fernsehsendung, jedoch für das Medium Internet konzipiert. Der Begriff setzt sich aus dem World Wide Web und Broadcast (englisch für Sendung, Ausstrahlung) zusammen und ist dem Ziele nach eine „Einer-zu-Mehreren“-Kommunikation.

In meinen Organisationseinheiten habe ich regelmäßige Webcasts zum Transport umfangreicher und komplexer Themen eingeführt. Die Realisierung erfolgt durch Powerpointpräsentationen, manchmal ergänzt um Videos oder Vorführungen von IT-Systemen, durch die ein nicht sichtbarer Präsentator (“die Stimme aus dem Off”) führt. Die Zuschauer können dabei zentral auf “stumm” geschaltet werden, damit keine Hintergrundgeräusche die Übertragung stören.

Dem gegenüber ist ein Webinar analog der verlinkten Wikipedia-Definition ein Koffer- (d.h. zusammengesetztes) Wort, bestehend aus dem World Wide Web und der dritten Silbe des Wortes Seminar – wir sprechen hier also von einem Web-Seminar.

Sporadisch beziehungsweise am Bedarf orientiert organisieren wir bei uns Webinare. Während die Präsentation selber analog der Webcasts wie oben beschrieben verläuft, sind hier oft weniger Teilnehmer für ein spezielleres Themengebiet eingewählt. Sie können Fragen stellen und Anmerkungen zur Präsentation geben. Dies geschieht aber nicht über die Tonleitung, sondern über die Chatfunktion, die dann auf Seiten des Präsentators durch einen Moderator oder Kollegen betreut wird, damit der Präsentierende nicht im Fluss gestört wird. Dieser zweite Kollege übergibt dann die gesammelten Fragen und Anmerkungen nach der Präsentation an den Referenten, damit dieser sie – live und direkt im Webinar – anschließend beantworten kann.

Finden die Veranstaltungen – dabei ist es egal, ob es sich um Webcasts oder Webinare handelt – lediglich für die Mitarbeiter in den deutschen Niederlassungen statt, dann werden sie in der Mittagszeit, meist in die Mittagspause hinein- oder herausragend, durchgeführt, damit allen Mitarbeitern eine Teilnahme möglichst ohne Terminkonflikt ermöglicht wird. Die Veranstaltungen, bei denen wir auch internationale Kollegen einladen, führen wir in der Regel doppelt durch. Einmal morgens nach europäischer Zeit, sodass sich die Kollegen aus Asien, insbesondere China, ohne Probleme einwählen können, und einmal abends nach deutscher Zeit, damit selbiges auch für die Kollegen in Amerika möglich ist.

Die Dauer ist bei uns für bis zu eine Stunde angesetzt, generell gilt eine Dauer zwischen 30 und maximal 60 Minuten als angemessen, damit die Aufmerksamkeit des Zuschauers gewahrt bleibt. Bei einer Teilnahme am eigenen PC ist hier insbesondere natürlich mit zunehmender Dauer die Verlockung groß – zumindest “nebenbei” – andere Aktivitäten anzufangen. Dies ist zusätzlich herausfordernd für den Referenten, weil er – im Vergleich zu physischen Präsentationen – kein direktes Feedback der Teilnehmer bekommt, also nicht durch Beobachtung des Auditoriums einschätzen kann, ob er eventuell zu schnell ist und die Teilnehmer den roten Faden verlieren oder zu langsam und die Teilnehmer sich beginnen zu langweilen. Ein sorgfältig geplantes Storyboard mit einer genauen Zeitplanung ist also für den Erfolg essentiell.

Gut zu lesende Beispiele für Inhalt und insbesondere auch Planung, Aufbau und Bestandteile liefert übrigens der Artikel Webcasts – ein zeitgemäßes Tool zur Marktkommunikation der Experton Group, wenngleich dieser Artikel das Tool vor allem als Marketinginstrument nutzt, eine Variante, auf die ich in einem weiteren Blogpost eingehen werden. Ferner werden in dem Artikel nach meinem Verständnis die Begriffe Webcast und Webinar vertauscht.

Verwendung, Marktdurchdringung

Nach einer empirischen Studie “Nutzung und Akzeptanz von Webinaren” von Prof. Thomas Urban von der Fachhochschule Schmalkalden Ende 2010 war der Begriff “Webinar” von 184 befragten Personen gerade einmal etwas über 40% bekannt. Allerdings mag es sich hier um ein Problem in der Begrifflichkeit handeln, Synonyme wie Online-Seminar oder Web-Seminar schneiden mit knapp 67% und 64% Bekanntheit besser ab. Dabei wird von Prof. Urban zwischen aktiven Webinaren (hier: Webinar) und passiven Webinaren (hier: Webcast) unterschieden, in den folgenden Zahlen aber wurde zwischen beiden Arten nicht differenziert. So ergab die Studie, dass Webinare fast ausschließlich beruflich genutzt (93%) und dabei von den Teilnehmern überwiegend gut bewertet werden: auf einer Skala von 1 (=sehr gut) bis 5 (schlecht) gaben über 68% die Note 1 oder 2, lediglich rund 15% die Noten 4 oder 5.

Prof. Thomas Urban - Mittelwert geeigneter Branchen

Bei der Umfrage von Professor Urban wurde dabei, wie in der Grafik dargestellt, insbesondere die IT-Branche als “geeignet für Webinare” eingeschätzt. Aufgrund der Affinität zur zugrundeliegenden Technologie gehe ich tatsächlich von einer anhaltenden Vorreiterrolle dieser Branche aus.

Inhalte der Webcasts

Was sind nun die Inhalte, die ich in meinen Bereichen über Webcasts oder Webinare transportiere bzw. transportiert habe? Zunächst einmal handelt es sich strategische oder innovative Themen, die ansonsten im täglichen Geschäft inklusive der regelmäßigen Präsenzmeetings zu kurz kommen. Strategische Themen sind zu wichtig, um sie nur kurz in operativen Meetings abzuhandeln, innovative Themen fallen oft aufgrund des Bedarfs der Kommunikation von operativen Informationen von der Agenda. Mit der Organisation expliziter Webcasts hierzu wird eine zusätzliche, wichtige Informationsmöglichkeit mit ansprechenden Visualisierungen und ausreichendem Zeitvolumen für die Mitarbeiter geschaffen, die bei uns explizit auf freiwilliger Teilnahme basiert. Wenn ein Thema den einzelnen Mitarbeiter nicht interessiert, so ist er in der Entscheidung über eine Teilnahme frei.

Weiterhin hatte ich ja im Blogpost Kaminabend festgestellt, dass Mitarbeiter benachbarter Abteilungen – fokussiert auf ihr eigenes Tagesgeschäft – nicht viel voneinander wissen. Ein regelmäßiger Bestandteil der Webcasts wurden so (gegenseitige) Projektberichte, um eine Durchmischung des Wissens und der Erfahrungen in der Gesamtorganisation zu unterstützen. Von ähnlichen Erfahrungen berichtet in der aktuellen Ausgabe 5/2013 von “Wirtschaftsinformatik und Management” auch Detlev Klage von der Finanz Informatik. “Ein bereichsübergreifender Gedankenaustausch oder Inspirationen kamen allenfalls zufällig zustande”, berichtet der Leiter des Geschäftsbereichs Client/Server, der aus rund 480 Mitarbeitern in 12 Bereichen und 38 Abteilungen an verschiedenen Standorten besteht. In seinem Bereich führte er unter anderem deshalb 14-tägige Webinars ein, an denen durchschnittlich bis zu einem Viertel der Mitarbeiter des Geschäftsbereichs teilnehmen.

Webinare führen wir in der Regel nicht als breit angelegte Veranstaltungen für alle Mitarbeiter durch, sondern eher – wie es der Name “Web-Seminar” sagt – als dedizierte Fortbildung für spezielle Rollen wie z.B. den internationalen Vertrieb durch. Hier wird dann oft rollenspezifisches Vorwissen der Teilnehmer vorausgesetzt und eine detaillierte, anspruchsvolle Präsentation gegeben. Ergänzend gibt es für die Teilnehmer Zusatzmaterial des Referenten wie Prospekte, Business Case Rechnungen oder andere Materialien, die direkt aus dem Webinar-Tool herunterladbar sind.

Für Themen zukünftiger Veranstaltungen sind Vorschläge der Mitarbeiter willkommen, diesen Hinweis wiederhole ich am Anfang oder Ende eines jeden Webcasts explizit.

Erweiterungsmöglichkeiten

Während ich selber lediglich das Thema bzw. den Titel der jeweiligen Veranstaltung für meinen Bereich im Vorfeld ankündige und damit die Möglichkeit allgemeine Fragen zum angekündigten Thema zu stellen gebe, geht Detlev Klage von der Finanz Informatik noch einen Schritt weiter: hier werden die Präsentation jeweils eine Woche vorher in ein Diskussionsforum eingestellt. Dies erlaubt den Mitarbeiten natürlich sich intensiver im Vorfeld mit dem Thema auseinander zu setzen und Feedback zu geben, wodurch der Referent den Schwerpunkt des Themas anders zu gewichten respektive andere Teilaspekte mit einfließen zu lassen und aufkommende Fragen zu beantworten vermag.

Spannend – aber von mir noch nicht eingesetzt – finde ich auch die in Webinaren von Citrix über GoToMeeting angewendete Möglichkeit einfache Umfragen während der Präsentation durchzuführen und das Ergebnis den Teilnehmern ad hoc zurück zu spiegeln. Dies an der passenden Stelle in die Storyline des Vortrags eingebaut, kann den Spannungsbogen und das “Buy-in” der Teilnehmer hoch halten.

Typischerweise sind Webcasts auch im Nachhinein abrufbar, was insbesondere bei ins Internet gestellten Webcasts für externe Zugriffe zu Marketing- und Vertriebszwecken oft genutzt wird. In unserer internen Verwendung bieten wir dies momentan nicht an – es handelt sich auch nicht um aufwendig produzierte Webcasts, sondern eher einfache, interne Präsentationen per Intranet.


Takeaways zum Thema Webcasts, Webinare

  • Die Technologien sind noch wenig bekannt, werden kaum (für interne Zwecke) genutzt, wenn aber einmal “erlebt”, dann durchweg von den Nutzern als mindestens gut bewertet
  • Sie kombinieren die Schnelligkeit des Internets mit den Vorteilen der synchronen, oft auch als persönlich empfundener Kommunikation
  • Mit ihnen kann ortsunabhängig und kurzfristig eine große Zielgruppe zur Informationsweitergabe erreicht werden
  • Durch die möglichen Visualisierungen, Animationen und (im Fall des Webinars) auch Interaktionen können die Informationen leicht verständlich aufbereitet und komfortabel transportiert werden
  • Mit dem Einsatz können Reisekosten gespart werden, die Mitarbeiter können bequem – auch ohne ihr Büro verlassen zu müssen – an Veranstaltungen und Weiterbildungen teilnehmen
  • Die Tools und Technik müssen ausprobiert und die verwendeten Möglichkeiten darauf angepasst werden – Erfahrungen haben gezeigt, dass selbst bei Teilnehmern an einem Standort nicht notwendigerweise ausreichend Bandbreite zur fehlerfreien Übertragung von zum Beispiel Videos zur Verfügung stehen kann

Als Fazit finde ich die folgende Aussage aus dem Artikel der Experton-Group sehr treffend: “Zusammenfassend lässt sich sagen, der interaktive Live-Webcast ist eines der modernsten Medien, um komplexen und erklärungsbedürftigen Content leicht und verständlich aufzubereiten.”


P.S.: Ein schöner Leitfaden mit vielen Tipps ist von der Firma Netviewer, Teil von Citrix Online, im Internet erhältlich:
“8 * W wie Webinar”

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