Das papierlose Büro – meine Lösung

Ich habe sie: “_die_ Lösung” für das nahezu papierlose Büro (naja, jedenfalls für meine gewünschten Anwendungsfälle). Sie besteht im wesentlichen aus dem iPad Pro und dem Apple Pencil.

Schon vor etlichen Jahren habe ich versucht, alle meine Notizen und Unterlagen papierlos zu erfassen, archivieren und somit abzuwickeln. Als das iPad kam, da dachte ich, das wäre sie, die Lösung. Aber leider musste ich recht schnell feststellen, dass es – trotz der Handlichkeit der Hardware und der dadurch entstehenden Möglichkeit des leichten Transports – zwar immer dabei sein kann, aber im wesentlichen zum Mail lesen und schreiben sowie Dokumente durchschauen taugt. Auch mit Apps wie zum Beispiel GoodReader kann man Texte bei einer Überarbeitung oder bei Durchsicht mit Textmarkierungen, die über den Touchscreen ordentlich schnell und komfortabel erfolgen können, versehen – allerdings nicht so einfach freihat mit einem Stift und damit nicht wirklich intuitiv.

Ende letzten Jahres stieß ich dann auf den Blog von Lars Bobach, der denselben Traum träumt und in seinem Blog zahlreiche Stifte zur Eingabe auf dem iPad testete. Ich selber war vor Jahren vom Bamboo Stylus und anderen “dicken Stiften” enttäuscht worden – möglich war nur eine so fette Strichführung, dass ich die Anmerkungen in Dokumenten im besten Fall “unelegant” fand, sie im schlechtesteten Fall nicht zweifelsfrei zu erkennen und lesen waren. Über Lars fand ich die Möglichkeit mit den “dicken Stiften” über ein vergrößerndes Fenster, das sogenannte Zoom-Fenster, das Schriftbild ein wenig zu verbessern und – eine entsprechende App wie das von mir verwendete Noteshelf vorausgesetzt – tatsächlich ganz passabel auf dem iPad mit Handschrift zu arbeiten. Aber das Zoom-Fenster zur Eingabe muss – oft manuell – weiter zur richtigen Stelle bewegt werden, jedenfalls war das bei mir oft der Fall. Also auch das war nicht wirklich intuitiv und ergab nicht wirklich eine Eingabe ohne Verzögerung.

Als dann das iPad Pro kam (12,9″) war ich fasziniert, ob der Videos und Bilder, anhand derer man erahnen konnte, wie gut man mit diesem Gerät per Handschrift arbeiten kann. Da ich aber beruflich weiterhin mit einem Laptop arbeite und auch in Zukunft arbeiten werde, erschien mir der Mehrwert eines Gerätes dieser Größe fraglich. Insbesondere aber als dann erste Gerüchte auftauchten, die die Vorteile des “kleineren iPad Air” (Handlichkeit, Transportierbarkeit, nutzbar als Arbeitsgerät und auch als handlicher eBook-Reader) mit denen des “großen iPads Pro” (Schreibeingabe über Apple Pendil) kombinierten, war ich gespannt auf das neue Gerät und wurde nach der relativ zügigen Anschaffung nicht enttäuscht!

Papierloses Büro
Papierloses Büro

Einen Größteil meines Arbeitsalltags bestreite ich nun mit diesem Gerät – von der Durchsicht von Präsentationen (z.B. auch Powerpoint) über Annotationen in PDF-Dokumenten bis hin zu Gesprächsnotizen bin ich von der Geschwindigkeit und der Effizienz des Gerätes voll überzeugt. Es gibt sicher noch ein paar Aktivitäten, die ich auf dem Laptop erledige, zum Beispiel eigene Präsentationen neu zu erstellen, aber wenn ich unterwegs bin, dann genieße ich es, den Großteil meiner Aufgaben auf dem kleinen iPad Pro zu erledigen.

Und einen Aspekt gibt es, der mir in den Meetings der letzten Wochen positiv aufgefallen ist und der mich vorher selber immer mit Skepsis erfüllt hat: wann immer jemand in einem Meeting auf einem Laptop tippt, dann stellt sich folgende Frage: arbeitet der Kollege in seinen Mails & an anderen Themen oder schreibt er ein Protokoll / eigene Notizen zu den Meeringthemen auf? Ich selber habe mich deshalb immer gescheut in Meetings, zum Beispiel auch Leitkreisen, auf meinem Laptop gleich elektronisch Notizen mitzuschreiben – was aber insbesondere bei der Anzahl und der Taktung von Meetings in meinem Arbeitsalltag zwangsläufig nicht zu einem papierlosen Büro geführt hat (okay, man kann auch den ganzen Tag über Notizen auf Papier schreiben, dann abends einscannen und wegsortieren – aber dadurch steigt auch schon wieder der Zeit- und Organisationsaufwand). Mit dem iPad Pro und Mitschrift mit dem Apple Pencil bekomme ich nun keinerlei skeptische Blicke mehr, wenn ich mir während des Meetings Notizen gleich elektronisch mache. Die Kombination von Stift und Handschrift scheint schon visuell als Signal für “geistige Anwesenheit” und entsprechende Mitschriften des diskutierten Themas zu bewirken – übrigens zumindest in meinem Fall zu recht.

Nach meinem Verständnis ein weiterer, ja, für mich ein wichtiger, weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro – technisch und von der Praktikabilität aus Sicht des Nutzers, und bezüglich Akzeptanz beim “Gegenüber” beziehungsweise anderen Besprechungsteilnehmern.

Ein, zwei weitere Tools auf dem Weg zu einem papierlosen Büro finden Sie übrigens auch in meinem Blogpost Der Traum vom papierlosen Büro.

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